Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan dalam
layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik.
FORMULIR DIPERLUKAN KETIKA:
a. Jika suatu kejadian harus dicatat, maka formulir perlu digunakan.
b. Jika informasi tertentu harus dicatat berulangkali,
penggunaan formulir akan mengurangi waktu penulisan informasi tersebut.
c. Jika berbagai informasi yang saling berhubungan perlu
disatukan dalam tempat yang sama, untuk memudahkan pengecekan yang cepat
mengenai kelengkapan informasinya, maka formulir harus digunakan.
d. Jika dibutuhkan untuk menetapkan tanggung jawab
terjadinya transaksi, fromulir perlu digunakan.
FAKTOR-FATOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM MERANCANG
FORMULIR :
Dalam merancang suatu formulir, seorang analis harus
mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:
1. Siapa yang memerlukan atau akan mendapat informasi yang
dicatat di dalam formulir tersebut ? Hal ini akan menentukan berapa lembar
formulir tersebut harus dibuat.
2. Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau
sekarang digunakan berisi informasi yang sama ? Jika ya, apakah ada kemungkinan
menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain
tersebut ? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of
lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu
kali penulisan.
3. Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di dalam
formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis ? Hal ini akan mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akanmengurangi
waktu pengisian dan penggunaan formulir.
4. Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan dengan
tangan atau pemrosesan dengan mesin, atau kedua-duanya ? Hal ini akan menentukan
lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5. Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil, tinta,
mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain ? Hal
ini akan menentukan jensi dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah
ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6. Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu arsip
? Hal ini akan menetukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas, dan
preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Sumber :
www.google.co.id
www.google.co.id
